Hva er Fellesdugnad?

Fellesdugnad er en app som hjelper skoler, barnehager og foreninger med å organisere dugnader, vakter og hjemmeproduksjon. I stedet for spredte regneark, WhatsApp-grupper og e-poster samles alt på ett sted: komiteen planlegger, foresatte melder seg på, og alle får automatisk beskjed når noe skjer.

Appen er laget for mobil bruk i hverdagen, men flere av administrasjonsverktøyene fungerer best på en større skjerm.

Bruk i nettleseren — eller installer som app

Fellesdugnad fungerer som en helt vanlig nettside. Gå til fellesdugnad.no i nettleseren på telefonen eller datamaskinen, og du kan bruke alt med en gang. Du trenger ikke å installere noe.

Logge inn

All innlogging skjer med mobilnummer og engangskode på SMS. Du trenger ikke huske passord. Første gang får du tilgang via en invitasjonslenke med en kode (for eksempel VARMA26), som du får tilsendt fra komiteen.

Mobil eller PC?

For deg som er medlem / foresatt

Som vanlig medlem bruker du appen til å melde deg på oppgaver, holde oversikt over hva familien skal gjøre, og kommunisere med ledere.

Kom i gang

1. Åpne invitasjonslenken du har fått (typisk fellesdugnad.no/join/VARMA26).
2. Skriv inn mobilnummeret ditt (+47) og bekreft med engangskoden på SMS.
3. Fyll inn profilen din: fornavn, etternavn, e-post (valgfritt). Du må godta vilkår og personvern.
4. Legg til barna dine med navn og klasse.
5. (Valgfritt) Inviter den andre forelderen til samme foresattegruppe — da telles forventningene felles for husstanden.

Min side (Dashboard)

Startsiden viser deg alt du trenger:

• Faste verv: Hvis du har en rolle (Styret, Avdelingsleder, Gruppeleder, Markedskomité, Ressursperson), vises den øverst.
• Forventninger: Hvor mange vakter eller dugnader husstanden din forventes å ta — for eksempel «1× per voksen» eller «2× per barn i 2. klasse». Hvis du er fritatt på grunn av et fast verv, står det her.
• Mine vakter / dugnader / hjemmeproduksjon: Alle påmeldingene dine i det aktive arrangementet.
• «Meld meg på»-knappen tar deg videre til oppgavelisten.

Har dere flere arrangementer (for eksempel både Vårmarked og Julebasar), bytter du mellom dem med EventSwitcher øverst.

Melde seg på en oppgave

Trykk på «Meld meg på» → du får en liste med tre faner:

• Vakter — du står et bestemt tidsrom (f.eks. kafé lørdag 14:00–17:00).
• Dugnader — en avgrenset oppgave på et bestemt tidspunkt (f.eks. rigging fredag).
• Hjemmeproduksjon — du forbereder noe hjemme og leverer på en avtalt dag (f.eks. baker en kake).

Praktiske detaljer

• Fulle slots vises i grått og kan ikke velges.
• Hvis to vakter overlapper i tid, får du en advarsel før du melder deg på.
• Noen oppgaver er begrenset til bestemte klasser/trinn.
• Avhengigheter mellom oppgaver håndteres automatisk (f.eks. «du kan ikke gjøre rigging og kafé samtidig»).

Trykker du på en oppgave, ser du gruppens leder, eventuelle medvakter (med klikkbare telefonnumre), og kunnskapsartikler som hjelper deg å forberede deg. Du kan melde deg av samme sted.

Inbox

Alle beskjeder og varsler samles i innboksen. Hver melding er merket med kategori:

• Beskjed — noen har skrevet personlig til deg.
• Påminnelse vakt / Vi trenger folk — manuelle påminnelser fra ledere.
• Systemvarsel — automatisk melding (f.eks. godkjenning, nytt arrangement).

Stille perioder

I innboksen kan du sette stille periode (f.eks. 22:00–07:00). Da kommer det ingen push-varsler i tidsrommet — meldingen kommer fortsatt i innboksen, du blir bare ikke vekket av telefonen.

Profilen din

Under Profil kan du:

• Endre navn og e-post (telefonnummer endres via innlogging).
• Se og redigere foresattegruppen — den andre forelderen, ventende koblingsforespørsler.
• Se alle barn i husstanden (egne barn kan du redigere, andres er låst).
• Aktivere kalender-abonnement (se under).
• Eksportere dataene dine (GDPR) eller slette kontoen permanent.

Kalender-abonnement

I stedet for å sjekke appen, kan du få vaktene rett inn i Apple Kalender eller Google Kalender:

1. Gå til Profil → Kalender.
2. Aktiver abonnementet og kopier URL-en du får.
3. Lim den inn i kalender-appen din som et nytt abonnement.

Vakter og dugnader vises som tidsavtaler, hjemmeproduksjon som heldagshendelser på leveringsdagen. Du kan rotere lenken hvis du vil tilbakekalle den.

Kontakter

På Kontakter-siden ser du raskt hvem du kan ringe:

• Styret og FAU-representanter (alltid synlige).
• Markedskomité og ressurspersoner for arrangementet.
• Lederen for hver vakt du er påmeldt, og medvaktene dine.

Alle telefonnumre er klikkbare og åpner telefonen direkte.

For deg som er gruppeleder

Som gruppeleder har du ansvar for en konkret gruppe — for eksempel «Kafé lørdag morgen» eller «Plantesalg». Du planlegger oppgavene, ser hvem som har meldt seg på, og kommuniserer med dem.

Hvor finner du gruppen din?

Etter innlogging får du en ny fane i sidemenyen: /lead.

• Oversikten viser alle gruppene du kan styre.
• Trykk på en gruppe → du kommer til detaljsiden.

Hvis du har flere grupper, kan du veksle raskt med gruppe-velgeren øverst.

Detaljsiden for gruppen

Siden er delt i to:

Venstre side (aside) — gruppens grunnoppsett

• Beskrivelse i Markdown (hva gruppen gjør, hva som forventes).
• Klassebegrensning — skal denne gruppen kun være åpen for bestemte klasser?
• Co-gruppeledere — andre du vil dele ansvaret med.
• Kunnskapsartikler — koble på oppskrifter, sjekklister og rollebeskrivelser fra kunnskapsbasen.

Hovedområdet — det praktiske arbeidet

• Opprett vakter, dugnader og hjemmeproduksjon. Her legger du inn de konkrete oppgavene foresatte kan melde seg på. En oppgave kan være en enkeltstående hendelse (én vakt på lørdag morgen) eller en serie (samme vakt hver lørdag i fire uker). For hver oppgave angir du:
  • Tittel og beskrivelse (det foresatte ser når de vurderer å melde seg på)
  • Hvor mange plasser det er
  • Eventuelt minimum antall som må fylles for at oppgaven skal gå
  • Forhåndsvalgt klasse (hvis oppgaven typisk hører til ett trinn)
  • Hvilke kunnskapsartikler som skal følge med, og om oppgaven krasjer med andre
• Vakt-listen viser alle konkrete vakter under gruppen. For hver vakt ser du påmeldte med klikkbare telefonnumre, fyllingsgrad og en «Send beskjed»-knapp.
• Produksjons-listen viser hjemmeproduksjon separat.

Sende beskjed til påmeldte

Trykk «Send beskjed» på en vakt eller på hele gruppen. Dialogen er den samme overalt i appen — du velger:

• In-app (havner i innboksen)
• Push (varsel på telefonen)
• SMS (sendes som tekstmelding)
• E-post

Du kan kombinere kanaler. Mottakere uten telefonnummer eller e-post blir automatisk hoppet over. Ved 25+ mottakere må du bekrefte sendingen.

Når noen melder seg av

Du får automatisk varsel hvis noen avbestiller en vakt. Da kan du raskt sende en «Vi trenger folk»-beskjed til alle uten vakt eller publisere en åpen forespørsel.

For deg som er avdelingsleder

Avdelingslederen har overordnet ansvar for et større område — for eksempel hele Servering eller hele Aktiviteter — med flere grupper under seg. Du følger med på status og fyller hull før de blir kritiske.

Hvor finner du avdelingen din?

Sidemenyen får en ekstra fane: /dept.

• Indeksen lister alle avdelinger du administrerer.
• Trykk inn for å se detaljene.

Du har samme rettigheter som gruppelederne under deg — du kan altså også jobbe direkte med en enkelt gruppe via /lead om du trenger det.

Avdelingsoversikten

På detaljsiden ser du:

• Total fyllingsgrad: En progresjonsbar som viser hvor mange plasser som er fylt av kapasiteten.
• Grupper i avdelingen: Alle grupper med egen fyllingsgrad. Klikk for å gå rett inn i gruppen.
• Største hull: Topp 5 vakter med flest ledige plasser — der innsatsen din gir størst effekt.
• Avdelingsledere: Legg til eller fjern medledere.

Bulk-handlinger

Tre kraftige verktøy øverst:

1. «Send beskjed til alle uten vakt» — rekrutterer flere ved å sende en samlet henvendelse til foresatte i avdelingen som ikke har meldt seg på noe.
2. «Send beskjed til påmeldte» — informer alle som allerede har en vakt (f.eks. praktisk informasjon, oppmøtested).
3. CSV-eksport — last ned alle vakter og påmeldinger i avdelingen som regneark. Praktisk for offline planlegging eller arkivering.

Beskjed-dialogen

Akkurat samme dialog som gruppeledere bruker. Velg kanaler (in-app/push/SMS/e-post), skriv tekst, bekreft. Konsekvent overalt.

For deg som er i komiteen

Komitémedlemmer (inkludert Styret) har full administrativ tilgang. Dere lager arrangementene, definerer strukturen, godkjenner medlemmer og holder oversikten.

Admin-hovedsiden (/admin)

En komplett oversikt over det aktive arrangementet:

• EventSwitcher øverst — bytt mellom flere arrangementer.
• Hero-statistikk: Tre nøkkeltall (total fyllingsgrad, antall oppgaver, antall hjemmeproduksjoner).
• Per avdeling: Progresjonsbar med fyllingsgrad per gruppe.
• Største hull: De fem oppgavene med flest ledige plasser — med en «Rekruttér»-knapp som sender beskjed til alle uten vakt.
• Forventet vs. faktisk:Sammenligning per forventningsregel (f.eks. «1× per voksen — 78 % oppfylt»).
• Pending-banner: Hvis det venter godkjenninger, ser dere det med en gang.

Admin-undersider

Hver underside har et tydelig formål:

Arrangementer (/admin/events)

Listen over alle arrangementer. Per arrangement kan dere redigere eller kopiere. Kopierings-veiviseren har fire steg: stamdata → hva som skal kopieres (felles oppgaver, forventninger, ansvarlige) → strukturvalg → datohåndtering (forskyv datoer eller behold som plassholder). Påmeldinger kopieres aldri.

Arrangementsdetaljer (/admin/events/[id])

Her redigerer dere:

• Grunndata (navn, datoer, beskrivelse).
• Struktur: avdelinger og grupper.
• Felles oppgaver (orphan templates) som ikke tilhører en enkelt gruppe.
• Forventninger — reglene for hvor mye hver husstand skal bidra. Dere kan kreve bestemte oppgavetyper, peke på spesifikke oppgaver, og frita roller (typisk Styret og Avdelingsledere).
• Markedskomité og Ressurspersoner — kontaktroller uten admin-rettigheter.

Medlemmer (/admin/users)

Komplett medlemsliste med søk og filtre. Godkjenn eller avvis ventende søknader direkte fra listen. En liten korall-merket boble i sidemenyen viser hvor mange som venter.

Roller (/admin/roles)

Faste verv på organisasjonsnivå: Styret (med valgfri tittel som «Rektor» eller «Nestleder») og FAU-representanter (knyttet til klasse).

Klasser/kohorter (/admin/cohorts)

Definer klassene/trinnene i organisasjonen, med forventet antall barn og voksne. Dette danner grunnlaget for forventningsberegningene.

Kunnskapsbase (/admin/knowledge)

Lag artikler som gruppeledere kan koble til oppgavene sine. Egne skjemaer for ulike typer:

• Oppskrift (ingredienser, fremgangsmåte, bilde).
• Sjekkliste (med haker).
• Rollebeskrivelse.
• Kontaktliste.
• Annet (vanlig markdown).

Invitasjoner (/admin/invitations)

Lag og forvalt invitasjonslenker. Det finnes fire typer:

• Open — alle med lenken kan bli med (eventuelt med godkjenning).
• Cohort — klassen er forhåndsvalgt.
• Role — gir i tillegg en rolle ved registrering.
• Personal — kan brukes én gang, for målrettede invitasjoner.

Kopier URL-en med ett klikk, tilbakekall lenken når den ikke skal brukes mer, eller begrens antall ganger den kan brukes.

Audit-logg (/admin/audit)

Sporloggen for komité-relevante handlinger. Nyttig hvis dere lurer på «hvem endret hva og når».

Eksport (/admin/export)

CSV-eksport av hele arrangementet — alt på ett brett, klart til regneark.

Sende massebeskjeder

Komiteen bruker samme «Send beskjed»-dialog som gruppe- og avdelingsledere, men kan velge mottakere på arrangementsnivå. Husk:

• Push er førstevalget — gratis og rask.
• SMS koster penger (Twilio) og bør reserveres til viktige meldinger.
• Mottakere uten kanal blir hoppet over og rapportert tilbake i UI-et.

Personvern og data

Fellesdugnad følger norsk lov og GDPR.

• Eksport av data (Art. 15 + 20): Last ned alt om deg som JSON-fil fra Profil.
• Sletting av konto (Art. 17): Permanent sletting med to-stegs bekreftelse.
• Alle databehandlere (Supabase, Vercel, Twilio, Resend/SendGrid) er i EU/EØS.
• Vilkår, personvernerklæring og impressum er lenket fra bunnteksten.

Hurtigreferanse: Hvilken side er for hvem?

En rask oversikt over hvilke sider hver rolle har tilgang til, og hvor de fungerer best.

Trenger du hjelp?

Tre ting du kan prøve hvis noe stopper opp.